Asiakasraportointi vastuullisuustyössä – mitä yrityksen tulee ottaa huomioon?

Vastuullisuus ei ole vain raportointia – se on tekoja, joilla rakennetaan parempaa huomista. Ja jokainen askel, olipa pieni tai suuri, vie meitä kohti kestävämpää liiketoimintaa.

Vastuullisuus ei ole enää vain kilpailuetu – se on liiketoiminnan perusedellytys. Asiakkailta tulee erilaisia raportointivaatimuksia, kuten EcoVadis- ja CDP-arvioinnit. Ne voivat tuntua raskailta ja kuormittaa arkea, mutta samalla ne auttavat yritystä hahmottamaan oman toimintansa vastuullisuutta ja auttavat kohti entistäkin läpinäkyvämpää, vastuullisempaa toimintaa. Mutta mitä nämä käytännössä tarkoittavat?

EcoVadis – vastuullisuuden kehittämisen työkalu

EcoVadis-auditointi perustuu neljään osa-alueeseen: ympäristö, työ- ja ihmisoikeudet, liiketoiminnan etiikka sekä kestävät hankinnat.  Yrityksen koko ja sijainti sekä toimiala vaikuttavat sen kysymyksien määrään, sisältöön ja arvioinnin vaatimustasoon, joten yritystietojen antaminen kannattaa tehdä erityisen huolellisesti ja huomioida esimerkiksi työntekijämäärässä kausityöntekijöiden vaikutus yrityksen kokoluokitukseen. Virheelliset tiedot voivat johtaa tarkoituksettoman suureen ja vaativaan kyselyyn.

Raportointi toteutetaan EcoVadiksen omassa portaalissa. Siinä pisteiden saaminen perustuu todentamisdokumentteihin, joiden kautta osoitetaan auditoijalle, että yritys on toteuttanut toimenpiteitä, seurantaa ja asettanut tavoitteet ja politiikat vastuullisuuden eri osa-alueilla.

On hyvä pitää mielessä, että EcoVadis-auditointi ei ole paremmuusmittari, vaan oppimisen ja kehittämisen väline, joka auttaa yritystä kehittämään toimintaansa. EcoVadis-arviointi voi myös vahvistaa yrityksen asemaa vastuullisena toimijana asiakasyhteistyössä, erityisesti tilanteissa, joissa asiakkaat edellyttävät vastuullisuuskriteerien täyttymistä osana yhteistyön ehtoja.

-EcoVadis ei ole kilpailu, vaan kehityspolku. Se auttaa yritystä tunnistamaan omat vahvuudet ja kehityskohteet – ja ennen kaikkea se tarjoaa työkalun vastuullisuuden systemaattiseen edistämiseen, kertoo vastuullisuusasiantuntija Mervi Huuhtanen.

Käytännössä EcoVadis-raportoinnin kannattaa olla yhden ihmisen vastuulla, mutta eri osa-alueisiin voidaan nimetä  vastuuhenkilöt, jotka vastaavat kyseisen osa-alueen raportoinnin suunnittelusta ja dokumenttien keräämisestä.

-Tämä esimerkki nopeuttaa dokumenttien keruuta ja parantaa sisäistä yhteistyötä, kun resurssit allokoidaan järjestelmällisesti, korostaa Mervi.

Keskeisiä dokumentteja EcoVadis-auditoinnin kannalta ovat vastuullisuuspolitiikat, Code of Conduct eli eettiset periaatteet, laatujärjestelmän dokumentit, TES ja henkilöstökäsikirja. Näiden avulla EcoVadis-arvioinnissa voidaan saavuttaa mitalitaso.

Tulosta parantaa, jos yrityksellä on vastuullisuusraportointia tai muuta dokumentointia eri vastuullisuustoimista, kuten ympäristötoimista, työoloista ja hankintakäytännöistä.

EcoVadis käyttää arvioinnissaan myös niin sanottua 360°-dataa, eli ulkopuolisista lähteistä, kuten uutisista ja viranomaisraporteista, kerättyä tietoa yrityksestä ja yrityksen vastuullisuudesta.

-Yrityksen toiminnan seuraaminen ja raportointi, esimerkiksi energiankulutuksen tai jätteiden määrän osalta, osoittaa konkreettisia tekoja vastuullisuuden eteen. Vaikka EcoVadis-arvioinnin pisteet eivät olisi korkeat, saadut kehitysehdotukset on tarkoitettu parantamaan yrityksen toimintaa - ja ovat siksi arvokkaita, muistuttaa Mervi.

Vastuullista toimittajayhteistyötä on esimerkiksi elintarvikeyritys, joka ottaa käyttöön toimittajien Code of Conduct -ohjeistuksen ja kerää tietoa raaka-ainetoimittajiensa vastuullisuustoimista. Tämä vahvistaa yrityksen omaa asemaa vastuullisena kumppanina.

CDP – ympäristövastuun raportointi

Ympäristövastuun raportointi CDP (Carbon Disclosure Project) tunnetaan parhaiten ilmastoraportoinnista, mutta se on laajentunut viime vuosina myös luonnonmonimuotoisuuteen, sekä vesi- ja metsänkäyttöraportointiin.

Sen tavoitteena on kannustaa yritystä vähentämään kasvihuonekaasupäästöjä sekä lisäämään ympäristövastuullisuustyön suunnitelmallisuutta. Raportointi tapahtuu englanniksi CDP:n portaalissa, ja mikäli raportointi tehdään asiakkaan kutsumana, se on maksuton.

-CDP tarjoaa yritykselle mahdollisuuden osoittaa ympäristöjohtajuutta – ei vain asiakkaille, vaan myös sijoittajille ja rahoittajille. Se on läpinäkyvyyden ja ympäristövastuullisuuden näyttämö, kertoo vastuullisuusasiantuntija Minea Sainio.

Minea nostaa esiin käytännön esimerkkejä CDP-raportoinnista:

-Kasvihuonepäästöjen osalta elintarvikealan yritys saa pisteitä avoimuudesta, jo tehdyistä kasvihuonekaasulaskennoista, sekä suunnitelmasta aloittaa tai laajentaa tulevaisuudessa kasvihuonekaasulaskentoja. Ympäristöjohtamisen osalta yritysten kannattaa nimetä vastuuhenkilö ympäristövastuullisuusasioille ja luoda ympäristöpolitiikka, jos sellaista ei ole vielä luotu, koska nämä parantavat pisteytystä ja selkeyttävät sisäistä vastuuta, painottaa Minea. 

CDP-raportoinnissa toimitusketjun yhteistyö on tärkeää, koska jos yritys on valmis jakamaan päästötietoja asiakkaiden kanssa, tukee se koko toimitusketjun ilmastotyötä ja osoittaa sitoutumista koko arvoketjun vastuullisuuteen. 

-Lisäksi riskien ja mahdollisuuksien tunnistamisen kautta voidaan tunnistaa ilmastonmuutoksen aiheuttamat riskit ja mahdollisuudet kattaen koko toimitusketju. Niiden tunnistamisen jälkeen voidaan laatia suunnitelma riskien ja mahdollisuuksien hallintaan sekä sanoittaa raportoinnin yhteydessä ympäristöasioiden vaikutus yrityksen taloudelliseen ja strategiseen suunnitelmaan. Näin tehdään näkyväksi, että vastuullisuus on osa yrityksen strategista suunnittelua, korostaa Minea.

Vastuullisuus vaatii suunnitelmallisuutta

Raportointivaatimukset voivat tuntua työläiltä, mutta ne tarjoavat arvokasta tietoa ja kehitystyökaluja. On tärkeää pysähtyä miettimään, mihin yritys keskittyy ja mitä halutaan kehittää. Vaikka vastuullisuusraportointi ja eri alustat antavat hyvän pohjan ja arvokasta tietoa yrityksen vastuullisuustyöstä, niistä saatavien pisteiden ei tule yksin ohjata yrityksen vastuullisuustyötä. Tärkeintä on löytää omaan toimintaan sopivimmat ja vaikuttavimmat vastuullisuustoimenpiteet ja -mittarit. Vastuullisuustyö ei ole sprintti, vaan jatkuva matka – ja hyvin suunniteltu työ on aina helpompi toteuttaa.

-Hyvin suunniteltu vastuullisuustyö ei ole pelkästään raportointia – se on strateginen osa liiketoimintaa. Kun dokumentit ovat kunnossa ja vastuuhenkilöt nimetty, raportointi sujuu jouhevasti, muistuttaa Mervi Huuhtanen.

Minea Sainio puolestaan nostaa esiin sanoittamisen merkityksen.

-Vastuullisuus ei ole vain mittarointia – se on myös sanoittamista. Monella yrityksellä on jo hyviä käytäntöjä, mutta ne eivät ole vielä nimetty politiikoiksi. CDP auttaa tunnistamaan nämä ja viemään ne seuraavalle tasolle, päättää Minea.

Muistilista vastuullisuusraportointiin:

• Varaa aikaa dokumenttien keruuseen ja sisäiseen yhteistyöhön.

• Hyödynnä aiemmat raportit ja tuloskortit – ne tarjoavat selkeitä kehitysehdotuksia.

• Päivitä vanhentuneet dokumentit ajoissa – älä jätä viimeiseen hetkeen.

• Käytä asiantuntijan apua, jos raportointi tuntuu raskaalta – yhdessä pääsette nopeammin eteenpäin.

Vastuullisuus ei ole vain raportointia – se on tekoja, joilla rakennetaan parempaa huomista. Ja jokainen askel, olipa pieni tai suuri, vie meitä kohti kestävämpää liiketoimintaa.

Artikkeli perustuu Vastuullisuuden aamukahvit -tilaisuuden puheenvuoroihin. Kiitos Mervi Huuhtaselle ja Minea Sainiolle asiantuntevista näkökulmista!