Envitecpolis Oy

- Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka Envitecpolis Oy (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/879; ”tietosuoja-asetus”) mukaisesti. Envitecpolis käsittelee tietoja asiakkaistaan, potentiaalisista asiakkaista ja muista osapuolista, joille Envitecpolis on lähettänyt markkinointimateriaaleja (jäljempänä kaikki yhdessä ”Rekisteröity”).

2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjä: Envitecpolis Oy

Verkkosivut: www.envitecpolis.fi

Osoite: Koulutie 6, 74300 Sonkajärvi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Matti Arffman

Puhelin: 044 783 1700

Yhteyshenkilön sähköposti: matti.arffman@envitecpolis.fi

Yhteyshenkilö ei ole tietosuoja-asetuksen tarkoittama tietosuojavastaava.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja palvelujensa tuottamiseksi ja kehittämiseksi, palvelun maksujen ja tarvittaessa niiden perinnän hoitamiseksi sekä asiakasviestinnän ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi ja asiakassuhteen ylläpitämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on 1) oikeutettu etu, kun kysymys on Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisestä asiakassuhteesta ja siihen liittyvästä viestinnästä; 2) sopimus, kun kysymys on Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemisesta sekä 3) suostumus, kun kysymys on suoramarkkinoinnista tai mahdollisista muista suostumuksen alaisista toiminnoista.

4. MITÄ JA MISTÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja:

asiakkaan nimi- ja yhteystiedot (esimerkiksi sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero)
asiakaspalaute, asiakaskyselyt, yhteydenottopyynnöt, valokuva (jos asiakas on sen lisännyt käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään)
suostumukset suoramarkkinointiin ja asiakaspalautteen julkaisemiseen nimellä, markkinointikiellot, palautteet
anonyymejä käyttäjätietoja evästeiden avulla (esim. maantieteellisesti maanosan tarkkuudella, ip-osoitteita ei kerätä)

Rekisterinpitäjä kerää henkilötiedot ensisijaisesti Rekisteröidyltä itseltään tai hänen yrityksensä yhteyshenkilöltä tai viestinnässä Rekisteröidyn kanssa tämän käyttäessä Rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista lähteistä, esimerkiksi verkkosivuilta toteutettavan tiedonhankinnan kautta markkinointitarkoituksissa, markkinointiluvan antaneilta maatiloilta sekä maksullisista lähteistä, kuten Ruokavirastolta.

5. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA LUOVUTUS

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lakisääteisissä asioissa. Rekisterinpitäjä käyttää lisäksi ulkopuolisia palveluntarjoajia (esim. tekniset palvelut), jotka voivat osana palveluaan käsitellä henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta tämän tietosuojaselosteen sekä erillisen henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisesti. Henkilötietojen turvallisuudesta lisää kohdassa 7.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa käsitellä EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen kansainvälinen siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla asianmukaisia siirtomekanismeja käyttäen. Lisäksi Rekisterinpitäjä velvoittaa henkilötietojen käsittelijät noudattamaan tietosuoja-asetusta sekä huolehtimaan henkilötietojen suojan tason riittävyydestä heidän käsitellessä henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun.

6. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen Rekisterinpitäjän toiminnan kannalta Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välisen sopimuksen, tilastoinnin tai erityislainsäädännön toteuttamiseksi. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen asiakkuussuhteen luomiseksi. Tietojen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Henkilötiedot passivoidaan, kun on kulunut viisi vuotta viimeisestä kontaktista Rekisteröidyn kanssa. Passivoituihin henkilötietoihin ei kohdisteta muita käsittelytoimia kuin henkilötietojen passiivista säilytystä. Tällaiset henkilötiedot poistetaan kokonaan kahden vuoden kuluttua passivoinnin ajankohdasta, mikäli Rekisteröity ei ole ollut Rekisterinpitäjään yhteydessä. Mikäli potentiaalinen asiakas on kieltänyt suoramarkkinoinnin, säilytetään tämä tieto.

7. HENKILÖTIETOJEN TURVALLISUUS

Henkilötietoja käyttävät ainoastaan Rekisterinpitäjän työntekijät tai Rekisterinpitäjän lukuun sopimussuhteessa olevat tahot, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan kaikkia Rekisterinpitäjän asiakas- ja markkinointirekisteriin liittyviä ohjeita ja toimintatapoja. Kyseisillä henkilöillä on pääsy henkilötietoihin ainoastaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä myöntää käyttöoikeuksia henkilötietoihin vain niiden käsittelyyn oikeutetuille henkilöille ja vain heidän työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki Rekisterinpitäjän toiminnassa käsiteltävät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja Rekisterinpitäjän henkilökunnalla sekä Rekisterinpitäjän lukuun toimivilla on vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Rekisterinpitäjän työntekijöiden lisäksi henkilötietoja saavat käsitellä vain Rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa olevat palveluntarjoajat, jotka saavat käsitellä henkilötietoja ainoastaan Rekisterinpitäjän ja ko. palveluntarjoajan välisen sopimuksen sekä ohjeistuksen mukaisesti. Rekisterinpitäjä edellyttää palveluntarjoajilta asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi.

8 REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen perusteella muun muassa seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Rekisterinpitäjä hänestä käsittelee.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen: tietyissä tilanteissa Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että Rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, esimerkiksi jos Rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden, käsittely on lainvastaista, tai henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin.
Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista markkinointilistalta, jolloin Rekisterinpitäjä ei enää lähetä Rekisteröidylle asiakas- tai markkinointiviestejä. Mikäli henkilötietoja käsitellään suostumukseen perustuen, Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua tällaiseen käsittelyyn annettu suostumus.
Oikeus tietojen siirtoon järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada siirretyksi sen Rekisterinpitäjälle toimittamat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

9 MUUTA

Jos tietosuojakäytännöstä on kysyttävää, otathan yhteyttä Rekisterinpitäjään kohdassa 2 esitettyjen yhteystietojen kautta.

Mikäli Rekisterinpitäjän toiminta ei täytä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä tai mikäli Rekisteröidyn oikeuksia ei ole riittävällä tavalla varmistettu, Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle.